Dans un monde où la digitalisation modifie nos modes de vie et de travail, la gestion des rendez-vous en ligne est devenue un enjeu majeur pour bon nombre de professionnels. Médecins, thérapeutes, avocats, freelances, avez-vous déjà pensé à la quantité de temps que vous pourriez économiser si vos clients pouvaient prendre rendez-vous avec vous de manière autonome et efficace ?
Aujourd’hui, nous allons vous présenter Calendly, un outil qui pourrait bien transformer votre façon de gérer votre emploi du temps.
Sommaire
Calendly est une plateforme de planification de rendez-vous en ligne qui se veut à la fois simple et puissante. Elle a été créée dans le but de faciliter la vie des professionnels en leur offrant un moyen efficace de gérer leur temps. Concrètement, Calendly permet de planifier, d’organiser et de gérer des rendez-vous sans avoir à faire d’aller-retour incessants par e-mail ou par téléphone.
Pour vous donner une idée de son efficacité, sachez que Calendly compte plus de 10 millions d’utilisateurs chaque mois, et est utilisé par des entreprises de renom comme Zoom, Salesforce et LinkedIn. De plus, une étude récente a montré que l’utilisation de Calendly peut permettre d’économiser en moyenne jusqu’à 4 heures par semaine sur la planification des rendez-vous. Voilà qui donne matière à réflexion !
Dans les sections suivantes, nous allons détailler comment fonctionne Calendly et comment vous pouvez l’utiliser pour optimiser votre prise de rendez-vous en ligne.
Calendly est une plateforme intuitive qui fonctionne en trois étapes simples :
Définissez vos disponibilités : Après avoir créé votre compte sur Calendly, la première chose à faire est de définir vos horaires de disponibilité. Vous pouvez indiquer les jours et les heures pendant lesquels vous êtes disponible pour prendre des rendez-vous. Par exemple, si vous êtes un médecin qui consulte du lundi au vendredi de 9h à 17h, vous pouvez configurer ces informations dans Calendly.
Personnalisez vos types de rendez-vous : Calendly vous permet de créer différents types de rendez-vous, chacun avec ses propres paramètres. Par exemple, un avocat peut créer un type de rendez-vous pour une consultation initiale gratuite de 15 minutes, et un autre pour une consultation approfondie d’une heure. Pour chaque type de rendez-vous, vous pouvez définir une durée, un emplacement (par exemple, un appel vidéo Zoom, un rendez-vous en personne, etc.), et les informations que vous souhaitez recueillir auprès du client lors de la réservation (comme leur nom, leur adresse e-mail, etc.).
Partagez votre lien Calendly : Une fois que vous avez défini vos disponibilités et vos types de rendez-vous, vous pouvez partager votre lien Calendly avec vos clients. Ils peuvent alors accéder à votre calendrier, voir vos disponibilités en temps réel et réserver un rendez-vous qui leur convient.
La configuration de votre compte Calendly est un processus simple et direct. Voici comment procéder :
Étape 1 : Créez votre compte Calendly
Rendez-vous sur le site de Calendly et créez un compte. Vous pouvez le faire en utilisant votre adresse e-mail ou en vous connectant avec Google ou Office 365.
Étape 2 : Définissez vos disponibilités
Une fois que vous avez créé votre compte, Calendly vous demandera de définir vos disponibilités générales. Vous pouvez sélectionner les jours de la semaine et les heures pendant lesquels vous êtes généralement disponible pour prendre des rendez-vous.
Étape 3 : Créez vos types de rendez-vous
Ensuite, vous pouvez commencer à créer des types de rendez-vous. Pour chaque type de rendez-vous, vous pouvez définir des paramètres tels que la durée du rendez-vous, l’emplacement (par exemple, un appel vidéo, un rendez-vous en personne, etc.), et les informations que vous souhaitez recueillir auprès des clients lors de la réservation.
Étape 4 : Personnalisez votre page de réservation
Calendly vous permet également de personnaliser votre page de réservation en ajoutant une photo, une description de vous-même ou de votre entreprise, et d’autres informations qui peuvent être utiles pour vos clients.
Étape 5 : Partagez votre lien Calendly
Enfin, une fois que vous avez configuré votre compte Calendly, vous pouvez partager votre lien de réservation avec vos clients. Vous pouvez le faire par e-mail, en l’intégrant à votre site web, ou en le partageant sur les réseaux sociaux.
Une fois que vous avez configuré votre compte Calendly et créé vos types de rendez-vous, vous pouvez facilement intégrer Calendly à votre site web. Voici les différentes méthodes d’intégration disponibles :
1. Intégration par lien direct : La manière la plus simple d’intégrer Calendly à votre site web est d’utiliser le lien direct vers votre page de réservation Calendly. Vous pouvez ajouter ce lien à votre site web de la même manière que vous ajouteriez n’importe quel autre lien. Par exemple, vous pouvez l’ajouter à votre menu de navigation, à votre en-tête ou à votre pied de page, ou l’intégrer dans le corps de votre texte. Lorsqu’un client clique sur ce lien, il est redirigé vers votre page de réservation Calendly.
2. Intégration par bouton : Calendly vous permet également de créer un bouton de réservation que vous pouvez intégrer à votre site web. Lorsqu’un client clique sur ce bouton, une fenêtre pop-up s’ouvre avec votre calendrier Calendly. Pour créer un bouton de réservation, allez dans les paramètres d’intégration de votre compte Calendly et suivez les instructions pour créer un code d’intégration que vous pouvez ensuite ajouter à votre site web.
3. Intégration par widget : Pour une intégration plus transparente, vous pouvez utiliser le widget Calendly. Le widget est un petit calendrier interactif que vous pouvez intégrer directement à votre site web. Les clients peuvent voir vos disponibilités et réserver un rendez-vous sans quitter votre site web. Comme pour le bouton de réservation, vous pouvez créer un code d’intégration pour le widget dans les paramètres d’intégration de votre compte Calendly.
4. Intégration par API : Si vous avez des besoins d’intégration plus spécifiques, vous pouvez utiliser l’API Calendly pour intégrer Calendly à votre site web ou à votre application de manière plus personnalisée.
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Calendly offre cinq types de tarification pour répondre aux besoins de divers utilisateurs :
Basique : Gratuit, il est destiné aux personnes débutant avec une planification de base. Les utilisateurs peuvent connecter un calendrier, créer un type d’événement, personnaliser leurs liens de réservation et envoyer des notifications d’événements automatisées. Ils ont également accès à l’assistance par e-mail 24h/24 et 7j/7.
Essentiel : Pour 8$ par utilisateur/mois, ce forfait offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité de connecter deux calendriers, de créer des types d’événements illimités, d’envoyer des rappels et des suivis par e-mail, et d’accéder au support de chat en direct.
Professionnel : Pour 12$ par utilisateur/mois, ce forfait populaire offre encore plus de fonctionnalités, notamment la possibilité de créer des types d’événements collectifs, d’afficher des analyses et des informations, de personnaliser l’image de marque de Calendly, et de se connecter à Gmail, Outlook, Hubspot, Paypal et d’autres services.
Équipes : Pour 16$ par utilisateur/mois, ce forfait est destiné aux équipes qui planifient de manière collaborative. Il offre des fonctionnalités supplémentaires comme la possibilité de créer des types d’événements circulaires, de se connecter à Salesforce, et de synchroniser les événements au sein de l’équipe.
Entreprise : Le prix de ce forfait est personnalisé et destiné aux équipes de plus de 30 personnes. Il offre des fonctionnalités avancées comme l’activation du provisionnement des utilisateurs SSO et SCIM, l’accès à un journal d’activité, l’utilisation de l’API de suppression de données de Calendly, et l’accès à une assistance rapide et à un service dédié.
